Le résultat recherché.
Faire circuler les demandes avec moins de manipulations, des règles explicites et un traitement prévu pour les exceptions.
Pour qui ?
Pour les dirigeants de PME et les responsables métiers qui souhaitent simplifier un circuit de travail avant d’automatiser ses tâches répétitives.
Une demande passe par plusieurs fichiers, courriels et validations. Les collaborateurs ressaisissent les mêmes informations sans savoir quelle version fait référence. Vous envisagez une automatisation, mais certaines étapes n’ont ni règle stable ni responsable : les reproduire dans un outil ne résoudrait pas le problème.
Les signaux qui peuvent vous concerner.
- les mêmes données recopiées à plusieurs endroits ;
- des demandes bloquées sans alerte ;
- des exceptions traitées uniquement par la personne qui a créé le fichier.
Notre approche.
Nous observons les demandes et leurs exceptions pour supprimer les étapes inutiles et clarifier les règles de traitement. Nous faisons tester un premier circuit automatisé, puis accompagnons les utilisateurs et organisons les alertes, la reprise manuelle et le relais de maintenance.
Voir les trois étapesExemple de situation
Prenons la situation suivante.
Situation
chaque commande signée est recopiée dans un tableau puis envoyée au service chargé de l’exécution. Certaines arrivent sans date ni responsable.
Action à envisager
ADVITEO définit les champs obligatoires et fait tester la création d’une tâche seulement après validation d’une commande complète.
La décision à préparer dans cet exemple.
- automatiser ce passage, avec alerte sur les données manquantes et contrôle des doublons, plutôt que multiplier les envois automatiques.
Ce qu’il faut d’abord comprendre.
Avant de choisir une solution ou un intervenant, nous clarifions les questions qui orientent la mission.
- Quelles étapes apportent un contrôle utile, et lesquelles peuvent être supprimées avant toute automatisation ?
- Quelles données déclenchent l’action, qui les valide et comment reconnaître une demande incomplète ou déjà traitée ?
- Qui surveillera le fonctionnement et reprendra le travail si un outil ou une connexion devient indisponible ?
Les livrables envisageables.
- Processus cible : étapes conservées, données attendues et responsabilités.
- Circuit automatisé pilote et comptes rendus des tests.
- Règles de validation, détection des doublons et traitement des exceptions.
- Guide d’usage, surveillance, reprise manuelle et relais de maintenance.
Le contenu exact, les critères de qualité et les échéances sont définis dans la proposition de mission.
Comment la mission s’organise.
Décrire et simplifier le circuit
Observer des cas ordinaires et des exceptions avec les utilisateurs. Réduire les doubles validations et définir une source de référence pour chaque information.
Construire et tester un premier circuit
ADVITEO coordonne le paramétrage avec les intervenants techniques. Tester une automatisation limitée, y compris les doublons, les erreurs et l’interruption du traitement.
Accompagner le passage en fonctionnement
Former les utilisateurs, organiser les alertes et documenter la reprise manuelle. ADVITEO suit les premiers incidents avant de confier la maintenance au responsable désigné.
Le responsable ADVITEO coordonne les contributions, suit les jalons et prépare les arbitrages avec le dirigeant. Les compétences techniques sont mobilisées selon le besoin.
Comment suivre les avancées.
Temps de traitement, ressaisies évitées, erreurs et incidents résolus servent de repères. Le temps consacré aux corrections et à la maintenance est intégré au bilan. L’IA n’est retenue que si elle apporte un intérêt par rapport à des règles simples.
Les expertises mobilisables.
Simplification des processus, automatisation des circuits de travail et accompagnement des utilisateurs, sans imposer le remplacement de leurs outils.
Découvrir le cabinet ADVITEOLes compétences déjà présentes dans votre entreprise sont prises en compte. La mission ne suppose pas de remplacer vos équipes ou vos partenaires.