Le résultat recherché.
Construire une fonction comptable interne dimensionnée aux besoins, avec des rôles, des contrôles et un relais en cas d’absence.
Pour qui ?
Pour les dirigeants de PME et les responsables financiers qui créent ou renforcent une équipe comptable interne, en lien avec leur cabinet externe.
Les volumes augmentent ou plusieurs sites doivent être suivis. Vous envisagez de renforcer la comptabilité interne, mais le partage des tâches, l’encadrement et les échanges avec le cabinet restent flous. Recruter une personne ne suffit pas : il faut définir le travail à lui confier et les contrôles nécessaires.
Les signaux qui peuvent vous concerner.
- des tâches comptables réparties entre plusieurs salariés sans coordination ;
- des clôtures dépendantes d’une seule personne ;
- un recrutement envisagé sans périmètre de poste défini.
Notre approche.
Nous mesurons les volumes et la charge pour définir les rôles et les compétences nécessaires, puis organisons les flux, les contrôles et les interfaces avec le cabinet. Nous accompagnons la prise de poste et les premières clôtures jusqu’au relais convenu avec vos responsables.
Voir les trois étapesExemple de situation
Prenons la situation suivante.
Situation
un nouveau comptable doit créer les fournisseurs, préparer les règlements et les valider, faute de répartition explicite.
Action à envisager
ADVITEO cartographie les accès et prépare avec la direction une séparation des tâches compatible avec une petite équipe.
La décision à préparer dans cet exemple.
- confier la préparation au comptable, réserver la validation des paiements à une personne désignée et prévoir un suppléant autorisé.
Ce qu’il faut d’abord comprendre.
Avant de choisir une solution ou un intervenant, nous clarifions les questions qui orientent la mission.
- Quels volumes et quelles activités justifient une prise en charge interne, et que faut-il conserver auprès du cabinet ?
- Quelles compétences de production, de supervision et de remplacement sont réellement nécessaires ?
- Comment séparer préparation, validation et contrôle avec les effectifs disponibles, sans créer un dispositif disproportionné ?
Les livrables envisageables.
- Organisation cible : périmètres internes et externes, capacité et fiches de fonction.
- Procédures prioritaires et tableau de préparation, validation et contrôle.
- Calendrier de clôture avec données attendues et responsables.
- Plan de recrutement ou de formation, démarrage et continuité.
Le contenu exact, les critères de qualité et les échéances sont définis dans la proposition de mission.
Comment la mission s’organise.
Dimensionner l’organisation cible
Mesurer les volumes et la charge, puis comparer les répartitions possibles entre salariés et cabinet. ADVITEO précise les fonctions et les compétences avant de cadrer un recrutement.
Installer les processus et les contrôles
Organiser les flux fournisseurs, clients et bancaires, les habilitations et le calendrier de clôture. Définir les interfaces avec les opérations et les professionnels externes.
Accompagner le démarrage du pôle
Coordonner la prise de poste, les outils et la documentation. ADVITEO suit les premières clôtures avec les responsables et ajuste la charge jusqu’au relais convenu.
Le responsable ADVITEO coordonne les contributions, suit les jalons et prépare les arbitrages avec le dirigeant. Les compétences techniques sont mobilisées selon le besoin.
Comment suivre les avancées.
Tâches couvertes, clôtures réalisées à la date convenue, anomalies traitées et contrôles tracés servent de repères. L’autonomie se mesure aussi lors d’une absence. La qualité des données reste prioritaire sur la seule rapidité de production.
Les expertises mobilisables.
Dimensionnement d’une équipe comptable, organisation des flux et des contrôles, coordination de la montée en autonomie avec le cabinet externe.
Découvrir le cabinet ADVITEOLes compétences déjà présentes dans votre entreprise sont prises en compte. La mission ne suppose pas de remplacer vos équipes ou vos partenaires.